Paso a paso para obtener el concepto sanitario

1) Confirma que tu local puede operar una droguería

• Uso de suelo: Verifica con Planeación/Alcaldía que el local admite “droguería” antes de firmar contrato.

• Condiciones mínimas del punto: como referencia, Bogotá exige área no inferior a 20 m², pisos y paredes lavables, unidad sanitaria proporcional al personal y demás lineamientos de infraestructura.

Tip: el director técnico (DT) debe validar desde el inicio el layout: mostrador, zona restringida, bodega, nevera para cadena de frío, lavamanos con dotación, extintor, termómetro y termohigrómetro con registros.

2) Vincula a tu Director Técnico (DT) idóneo

La dirección técnica puede estar a cargo de químico farmacéutico, tecnólogo en regencia, director de droguería, farmacéutico licenciado o expendedor de drogas (según Decreto 780). Si vas a dispensar medicamentos de control especial, el DT debe ser químico farmacéutico o tecnólogo en regencia, con obligaciones adicionales de control.

Documentos del DT para la carpeta: contrato firmado, copia de cédula, diploma y matrícula/tarjeta profesional (o credencial cuando aplique).

3) Prepara tu documentación legal

• Cámara de Comercio: certificado de existencia y representación.

• RUT DIAN con actividad económica correcta.

• Contrato de arrendamiento o certificado de propiedad.

• Contrato del DT y soportes de idoneidad.

• Manuales y planes del servicio farmacéutico (ver paso 4).
  Referencias territoriales (ej. Cundinamarca y Valle) listan estos soportes para apertura/traslado. 

4) Implementa el Modelo de Gestión y tus manuales

Las droguerías deben cumplir el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos (Res. 1403 de 2007). Varias secretarías publican guías para documentar el Sistema de Gestión de la Calidad, Plan de Saneamiento, PGIRASA/PGIRH, procedimientos de farmacovigilancia y más. 

Checklist mínimo de manuales y registros operativos:

• Procedimientos de recepción, almacenamiento, conservación, dispensación, devoluciones y gestión de vencidos.

• Registros de temperatura y humedad (diarios), control de nevera y calibración de instrumentos.

• Plan de Saneamiento (limpieza, desinfección, control de plagas, manejo de agua).

• Gestión de residuos con gestor autorizado.

• Farmacovigilancia/Tecnovigilancia (formatos de reporte). 

5) Adecuaciones y equipos

• Mostrador con zona restringida para medicamentos de venta bajo fórmula.

• Estantería separando Rx, OTC, dispositivos y productos.

• Nevera exclusiva para medicamentos con termómetro interno y registro diario.

• Termohigrómetro para el local.

• Lavamanos con agua potable, jabón y toallas de un solo uso.

• Extintor vigente y señalización.

• Aviso exterior visible como “Droguería”.
  (Los detalles exactos se verifican contra el Manual de Condiciones Esenciales y lineamientos territoriales.) 

6) Radica la solicitud de visita por concepto sanitario

• En Bogotá se realiza en línea: “Solicitud de visita por concepto sanitario” de la Secretaría Distrital de Salud. Allí registras matrícula mercantil, NIT, dirección y contacto. El trámite es gratuito. 

• En otros departamentos, el nombre varía entre “inscripción y concepto sanitario” o “autorización de funcionamiento” (ej. Huila). Consulta el portal de tu secretaría de salud. 

7) Prepárate para la visita de Inspección, Vigilancia y Control (IVC)

• Quién debe atender: idealmente el representante legal y el DT.

• Qué revisan: talento humano, infraestructura, dotación, manuales, registros, rotulado, cadena de frío, documentación legal.

• Acta y resultado: la autoridad emite acta y Concepto Sanitario (favorable / con requerimientos / desfavorable). En Bogotá la entidad recuerda que las visitas y el concepto no tienen costo; desconfía de terceros que cobren “por agilizar”.

8) Tiempo de respuesta y descarga

En Bogotá, el tiempo de referencia publicado para el concepto sanitario es hasta 55 días calendario desde la emisión; puedes consultar el estado en la misma plataforma. En otros territorios los tiempos dependen de agenda y carga operativa.

9) Si vas a manejar medicamentos de control especial

Debes cumplir la Resolución 1478 de 2006 (control, registro, reportes al Fondo Nacional de Estupefacientes, formatos oficiales, libros, custodia, etc.). El DT debe ser químico farmacéutico o tecnólogo en regencia.

Costos aproximados

• Trámite del concepto sanitario: Bogotá sin costo. Otras ciudades suelen mantenerlo gratuito; valida con la  secretaría de salud de tu departamento.

• Costos de adecuación y manuales: varían según local; incluye señalización, equipos de cadena de frío y papelería del sistema de gestión.

• Honorarios del DT: dependen de jornada y ciudad.

Consejos prácticos para pasar a la primera

• Vincula al DT desde el montaje: evita re-trabajos en infraestructura. 

• Implementa el sistema de calidad antes de pedir la visita: no pidas inspección “para que me digan qué falta”; ve con todo listo y registros corridos al menos 1–2 semanas. 

• Cadena de frío impecable: nevera exclusiva, plan de contingencia por fallas eléctricas y bitácoras al día. 

• Control especial: si no estás listo para 1478/2006, no declares manejo de controlados aún; evita conceptos condicionados. 

• Ojo con los “tramitadores”: las visitas y el concepto son gratuitos; verifica siempre identidad del personal de salud. 

Errores comunes (y cómo prevenirlos)

1. Sin uso de suelo → contrato perdido. Solución: certifica antes de firmar.

2. DT tardío → no hay visita. Solución: contrátalo desde el día 1.

3. Manuales incompletos → concepto desfavorable. Solución: alinea todo al Modelo de Gestión (Res. 1403/2007) y usa las guías territoriales. 

4. Registros en blanco → no hay evidencia de control. Solución: diligéncialos diariamente antes de la inspección.

5. Cobros irregulares por la visita → fraude. Solución: reporta; no pagues, el trámite es gratuito.