Qué hacer si recibes un concepto sanitario desfavorable
Recibir un concepto sanitario desfavorable asusta, pero no es el fin del camino. En Colombia, este concepto es el resultado de una visita de inspección de la autoridad sanitaria (alcaldía/secretaría de salud) para verificar condiciones de tu establecimiento, como una droguería. Saber qué hacer —y hacerlo rápido— evita cierres, decomisos y pérdidas.
¿Qué es un concepto sanitario y por qué te lo emitieron?
El concepto sanitario es una constancia técnica sobre las condiciones higiénico-sanitarias del establecimiento. Puede ser favorable, favorable con requerimientos o desfavorable. El desfavorable indica que hay incumplimientos que ponen en riesgo la salud pública y puede venir acompañado de medidas sanitarias de seguridad (sellamiento temporal, decomisos, destrucción de producto, suspensión de actividades). Estas medidas son preventivas, de ejecución inmediata y buscan proteger a los usuarios.
Paso a paso para reaccionar (y corregir) si te salió desfavorable
1) Lee el acta completa y clasifica hallazgos por riesgo
Reúne a tu director(a) técnico(a) y al equipo. Identifica qué hallazgos son críticos (riesgo a la salud: producto vencido o sin trazabilidad, condiciones que comprometen cadena de frío, plagas, almacenamiento inadecuado, ausencia de DT en horario) y cuáles son documentales/procedimentales (formatos, PNO, plan de saneamiento). El modelo de Inspección, Vigilancia y Control (IVC) en Colombia es enfoque de riesgo, así que prioriza lo que impacta la salud pública.
2) Verifica si hay Medidas Sanitarias de Seguridad (MSS)
Si el acta impuso cierre parcial/total, decomiso o suspensión, el cumplimiento es inmediato. Documenta con fotos, inventario y actas de disposición segura de producto. Estas medidas están contempladas en la Ley 9 de 1979 y se aplican de forma transitoria para prevenir daños a la salud.
3) Elabora un Plan de Mejora con responsables y fechas
Arma un plan en 3 niveles:
Crítico (24–72 horas): corrección de temperaturas, retiro de vencidos, limpieza y desinfección profunda, control de plagas, asegurar presencia del DT.
Operativo (3–7 días): calibraciones (termohigrómetro, nevera), reorganización de áreas, señalización, barreras físicas, estibas, rotulado.
Documental (7–15 días): actualización de PNO (recepción, almacenamiento, cadena de frío, devolución y bajas), matrices de riesgos, plan de saneamiento y residuos, formatos de registros (temperaturas, limpieza, control de vencimientos), evidencia de capacitación al personal.
Pro tip: Usa formatos simples con responsables, evidencias (fotos), fechas y firma del DT. Así le facilitas al inspector verificar.
4) Corrige la dirección técnica y perfiles del personal
Verifica que la droguería esté a cargo de un perfil permitido: químico farmacéutico, tecnólogo en regencia de farmacia, director de droguería, farmacéutico licenciado o expendedor de drogas; y si manejas medicamentos de control especial, el DT debe ser químico o tecnólogo en regencia. Mantén soportes de contrato y horarios.
5) Actualiza tu sistema de calidad y evidencias
PNO clave: recepción, almacenamiento, control de temperatura y humedad, cadena de frío, dispensación informada, manejo de devoluciones y vencidos, limpieza y desinfección, control de plagas, manejo de medicamentos de control especial (si aplica), gestión de quejas, farmacovigilancia.
Registros mínimos: bitácoras diarias de temperatura/humedad, inventario de vencimientos (FEFO), actas de bajas, hojas de seguridad, certificados de calibración, planillas de aseo, soportes de capacitación.
Control especial: libro y reportes conforme a la norma específica (si manejas controlados).
6) Solicita verificación / nueva visita
Una vez cierres hallazgos, pide formalmente la verificación a la autoridad sanitaria con tu Plan de Mejora ejecutado y anexos (fotos, actas, capacitaciones, facturas de mantenimiento, certificados de calibración). En varias ciudades el trámite del concepto sanitario se solicita por los portales de la alcaldía o presencialmente; por ejemplo, Bogotá explica el proceso y trámites asociados.
7) Si no estás de acuerdo, interpón recursos
Si te impusieron medidas o decisiones con las que no estás de acuerdo, puedes presentar recurso de reposición y/o apelación dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación, según el CPACA (Ley 1437 de 2011, art. 76). Hazlo por escrito, sustentando pruebas y corrigiendo en paralelo: apelar no suspende la obligación sanitaria si hay riesgo.
8) Reabre solo cuando la autoridad lo autorice
Si hubo cierre, la reapertura procede cuando demuestres que subsanaste y la autoridad verifique en visita o revisión documental, según te indiquen en el acta. No te arriesgues a reabrir sin autorización: podrían imponer sanciones adicionales bajo el régimen sanitario.
¿Qué documentos pueden pedirte?
- Certificado de existencia (RUT, Cámara de Comercio) y uso de suelo.
- Contrato y presencia del Director Técnico con horario.
- PNO y registros (temperatura/humedad, limpieza, vencimientos, devoluciones, bajas).
- Certificados de calibración (nevera/termohigrómetro).
- Plan de saneamiento, plan de residuos, control de plagas.
- Soportes de capacitación del personal.
Libro y control de medicamentos de control especial (si aplica).
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?
Costo: varía por ciudad. En algunos municipios el trámite no tiene costo; otros fijan tarifas mediante resolución local. Verifica el tarifario de tu secretaría de salud. (Ej.: en Bogotá el portal oficial indica que el trámite de concepto sanitario puede no tener costo).
Plazos: la autoridad debe responder peticiones dentro de términos legales del CPACA; como regla general, 15 días para resolver peticiones, salvo términos especiales. Los recursos se interponen dentro de los 10 días de la notificación.
Consejos prácticos para pasar la verificación
1) Orden visual vende cumplimiento
Zonas limpias, productos separados del piso (estibas), pasillos libres, basureros con tapa y pedal, señalización básica (no comer, lavado de manos), hojas de seguridad visibles.
2) Temperatura y humedad bajo control
Bitácora diaria (mañana y tarde), termohigrómetro calibrado, nevera con termómetro de máxima/mínima y PNO de contingencia ante fallas eléctricas.
3) FEFO a rajatabla
Primero en vencer, primero en salir. Carritos o canastillas para aislar vencidos y devoluciones con acta.
4) Cero “papeles en blanco”
Lo que no está escrito, no existe. Pide a tu DT que audite mensualmente PNO y registros.
5) Capacita y evidencia
Mini-talleres de 30 min: cadena de frío, dispensación responsable, manejo de devoluciones, control de plagas. Firma de asistencia + evaluación corta.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- No tener DT presente en horarios de atención. Solución: agenda y cubrimiento; si habrá ausencias, formalízalas con reemplazo idóneo.
- Productos vencidos/alterados en estantería. Solución: revisión semanal con formato FEFO y bajas.
- Nevera sin control (sin registro ni alarma). Solución: PNO de contingencia y bitácoras duplicadas.
- Falta de calibraciones de equipos de medición. Solución: contrato anual de mantenimiento/calibración.
- No gestionar control especial cuando se maneja esa línea. Solución: aplica Resolución 1478/2006 (perfiles y controles) y mantén libro al día.
- No responder hallazgos por escrito. Solución: plan de mejora con evidencias y radicación formal.
